マニュアル作成会社の失敗しない選び方！比較方法・利用上の注意点も解説

マニュアル作成会社とは

マニュアル作成会社とは、自社に代わって業務マニュアルや危機管理マニュアルなどを作成するサービスを提供する会社です。以下、3つの要素に分けマニュアル作成会社の概要を説明します。

マニュアル作成を代行

マニュアル作成には膨大な時間を要し、多くの知識や経験が求められるため、自社のリソースでは対応できないことがあります。そういったときに、マニュアル作成を代行してくれるのがマニュアル作成会社です。

• 業務マニュアル
• 操作マニュアル
• 取扱説明書
• 危機管理マニュアル
• 社内規定マニュアル

など、さまざまな種類・分野に応じて、クライアントに最適な作成方法（構成や表現）を選択し、要望に合うマニュアルを仕上げてくれます。中には、作成後のマニュアル改訂や既存マニュアルのフォローアップ、スマホやタブレットでマニュアルを閲覧できるようなオンライン化に特化した会社もあり、サービスを提供する範囲が異なるのが特徴です。

マニュアル改訂の支援

マニュアルは完成したら終わりではありません。多くの手間と費用を要したマニュアルであっても、業務内容や操作方法が変更されれば、それに応じてマニュアル内容を改訂しなければなりません。マニュアルには保守が必要ですが、社内リソースだけで都度対応するのは困難です。

マニュアル制作だけでなく、マニュアルを最新版にアップデートし、恒常的に社員がマニュアルを活用できる状態に保つことがマニュアル作成会社の役割です。業務内容や操作方法の変更、マニュアル改訂の支援など幅広く対応してくれる会社があります。

既存マニュアルの整備

マニュアル作成会社の中には、既存マニュアルの整備にも対応してくれる会社があります。既存マニュアルとは、自社または他社（ほかのマニュアル作成会社など）が作成したマニュアルのことです。マニュアル作成後、活用されない・内容がわかりにくいといった問題にに対応し、誰でも見やすく・わかりやすい内容で・実際の業務で活用されるマニュアルになるよう整備します。

関連記事：マニュアルとは？手順書との違い・業務マニュアルの作成ポイントを紹介

マニュアル作成会社の選定ポイント

マニュアル作成会社を選定する上では、確認すべき4つのポイントがあります。一つずつ詳しく見ていきましょう。

依頼可能な範囲を確認

まずは、依頼可能な範囲を確認します。新しいマニュアルの作成、既存マニュアルの改善、作成したマニュアルの改訂などマニュアル作成会社によって依頼可能な範囲が異なります。したがって、自社のニーズに対応可能な会社かどうかをはじめに確認してください。

得意業種・ジャンル

マニュアル作成会社には、それぞれの得意分野があります。業種については、食品工場の製造ライン、生活雑貨用品などの倉庫管理、コールセンターの受電など、さまざまな種類が存在します。また、マニュアルに関しても業務マニュアルや操作マニュアル、危機管理マニュアルなどジャンルごとに得意分野があります。マニュアル作成を依頼する際は、それぞれの会社が得意とする業種やジャンルを確認し、自社で作成したいマニュアルの種類と依頼を検討している会社をマッチングすることが重要です。

得意分野は、各作成会社のホームページに掲載されている実績や作成事例を確認するようにしましょう。また、ホームページなどで確認できない場合は、お問い合わせフォームや電話を用いるなど調査を怠らないようにしてください。

対応可能な媒体

マニュアル作成会社にはそれぞれ対応可能な媒体があるため、事前に確認しておきましょう。媒体には、「紙」「電子（デジタル）形式」「動画」などがあります。この際、自社の要望に合った媒体に対応しているかを確認すると同時に、新しい媒体にチャレンジするのも選択の一つかもしれません。

これまで慣例的に紙を使っていたところを電子形式に変更することで、必要な情報検索の簡素化やセキュリティ強化などの効果を得られる可能性があります。それぞれの媒体にはメリット・デメリットがあります。作業方法を都度動画で確認したいというニーズがあればタブレットなどの電子媒体が有効で、確認項目が多くチェック欄が必要であれば紙媒体が有効です。したがって、自社の潜在的な課題を洗い出し、分析した上で媒体を選択してください。

作成後の保守範囲

保守とは、作成後2週間は修正依頼に応じてくれるサービスや追加依頼への対応など、恒常的にマニュアルが正常な状態を保てるようにすることです。マニュアルの改訂や技術的な改善を多く必要とする場合は、自社でメンテナンスし続けるのは困難です。マニュアル作成後の状況も見据え、自社で必要とする保守範囲と合致するのか事前に確認するようにしましょう。

マニュアル作成会社の比較ポイント

次にそれぞれのマニュアル作成会社を比較するポイントを5つ解説します。

納入実績

マニュアル作成会社を数社ピックアップして、それぞれの納入実績を比較するようにしましょう。各社のホームページやパンフレットがあれば、これまでの納入先や納入数などの実績が載っているはずです。納入実績が多いということは、それだけノウハウと経験が蓄積されています。「納入実績が多い=質の高いマニュアルを作成できる」と一概にはいえませんが、一つの比較指標になるため、ポイントとして抑えておきましょう。

また、納入実績が公表されていない会社もあるため、電話やメールなどで問い合わせすることがおすすめです。返答内容によっては、自社のニーズに合致する会社が見つかるかもしれません。世の中で公開されている情報にとどまらず、比較に役立つ情報は能動的に集めるようにしましょう。

問い合わせへの対応力

マニュアル作成会社の候補をピックアップしたら、「問い合わせ」と「見積依頼」を行います。このとき、問い合わせへの対応力を比較するために以下3点を確認します。

• 担当者が親身になって話を聞いてくれるか
• 作成後のイメージや概算金額・スケジュールの提示
• 見積書提出にかかる時間

担当者が親身に話を聞いてくれないケースや、作成後のイメージおよびスケジュールなどを提示できない会社はおすすめできません。また、メールの返信や見積書作成に時間がかかる会社は、早急に対応できるリソースや知識およびノウハウが不足している可能性が高いです。各社の対応力にも注視し比較検討するようにしましょう。

ニーズへの対応可否

マニュアル作成には、手順書や業務フローなどの膨大な資料づくりや、実際に作業現場を確認し潜在的な業務の洗い出しを行う必要があるなど、多くの時間と手間、マニュアル化するための技術と経験が必須です。マニュアル作成会社の規模によっては、人的な資源不足や専門的な知見がないために対応できないという事態もあり得ます。

発注してから「量が多すぎて対応できない」「技術的に対応できない」とキャンセルになるのは避けたい事態です。したがって、会社ごとに、自社のニーズへの対応可否を比較検討するようにしてください。

価格・納期

マニュアル作成に要する価格・納期を比較しましょう。当然ながら、より安く・納期の早い会社を選択することが一番です。しかし、依頼した仕様書が同じであっても、完成するマニュアルは制作会社によって違いが生じるものです。金額に1割以上の差がある場合は、内容に不備が発生している可能性があるため、再度仕様を確認してください。

発注前に完成したマニュアルを比較することはできないため、この段階で不備のある箇所を無くしておかなければなりません。不備のあった箇所を修正し見積書を再提示してもらった結果、価格が上がり、納期が延びる可能性が考えられます。

見積書

価格・納期の確認と同時に、見積書の内訳も入念に見比べるべきです。見積書の金額や納期の根拠は明確か、内容にあいまいな部分はないかなどを確認しましょう。候補となる会社の見積書ごとに、作業内容と各工数、作業条件やスケジュールなどが詳細に記されていれば、同じ条件で金額と納期を比較できます。

しかし、一方の会社に記載された内容がもう一方の候補先にない場合、同じ条件での比較ができないため、すぐに問い合わせるようにしましょう。同じ仕様書に基づいて作成された見積書であっても、算出過程で漏れや見落としが発生する場合があります。見積書の比較は確実に実施してください。確認項目を設けたチェックリストを用いるのも1つの手段です。

マニュアル作成会社を利用する際の注意点

依頼するマニュアル作成会社が決まって、それで終わりではありません。マニュアル作成会社を利用する際には、大きく5つの注意点があるため、それを見ていきましょう。

資料をすべて用意する

マニュアル作成を依頼するときは、なるべく多くの資料を用意します。自社で用意する資料が少ないと、マニュアル作成会社側の情報収集量が増え、担当者へヒアリングする回数も多くなります。これではお互いに余計な時間が発生し、作成コストが増加するだけではなく自社の業務効率も低下しかねません。

マニュアル作成会社は、与えられた情報をもとにマニュアルを作成するため、製品仕様書や業務に関する社内資料、既存マニュアルなど求められたものはすべて用意しておくべきです。そして、不足部分や資料化できない業務のみ、打ち合わせや業務見学などの時間を設け、必要な情報を肉付けしていくような形をとることがおすすめです。

作成過程のフォローを重視する

資料をすべて用意しても、すべての業務や工程を網羅できるとは限りません。中には、暗黙知となっている業務や資料化できないような作業が隠れており、潜在化している見えない作業こそマニュアル化する必要があります。

したがって、マニュアル作成会社に資料を渡して終わりではなく、「この作業はマニュアル化できているか」や「資料に載っていない業務はないか」など、作成過程におけるフォローを行いましょう。マニュアル作成会社は、すべての業務をマニュアル化しようと努力しますが、実務者ではないため見落としも発生しうります。つまり、作成過程のフォローを重視することが、より質の高いマニュアル作成につながるため、手間を惜しまずコミュニケーションを密に取ることが重要です。

改訂頻度を把握しておく

マニュアルの改訂頻度を把握しておくことも重要です。マニュアルは作成後、社員に浸透し活用されてこそ意味があるため、業務の変化に伴い改訂を重ねる必要があります。改訂頻度が年に1～2回であれば、その都度マニュアル作成会社に依頼することも可能です。しかし、1カ月に1回のペースで改訂する場合は、自社で対応することが求められます。

もし、自社で改訂する場合は、担当の社員が改訂方法や作成時の工夫などのノウハウをマニュアル作成会社から学ばなければなりません。したがって、大体の改訂頻度を把握しマニュアル作成会社に伝え、必要に応じて自社のリソースで対応できるような体制を整えておきましょう。

保守範囲を明確にする

マニュアル作成会社を利用する際には「保守範囲を明確」にします。マニュアル改訂といった保守内容を一つとっても、「改訂の支援を行うのか」「改訂すべてを請け負うのか」など対応範囲はさまざまです。機械のように1か月に1回メンテナンスを行うなどの保守内容ではないため、どこまで対応してくれるのかを契約書などで明確にしておくことが重要です。

また、会社によっては、マニュアル作成の研修や活用方法などを継続的にフォローアップしてくれる場合があります。社員のスキルアップや業務効率化などを図るために、マニュアル作成会社と継続的なパートナー契約を結ぶこともおすすめです。

社内調整を済ませておく

マニュアル作成を外注すると、各種資料の提出や必要に応じて情報収集のための打ち合わせを求められるなど、自社にもある程度の負担が発生します。したがって、関係する各部署に対して、マニュアル作成に関する各種要求・問い合わせに対して真摯に対応するよう通知し、コンセンサスを取っておいてください。

マニュアル作成のプロに一任したとしても、社内の協力がなければ質の高いマニュアルは作成できません。マニュアル作成会社に発注後、「事前に知らされておらず協力はできない」や「打ち合わせの時間がない」などの事態に陥らないよう、事前に社内調整を済ませておくようにしましょう。

マニュアル作成会社の導入事例

次に、マニュアル作成会社の導入事例を紹介します。導入するかどうか検討中の方は参考にしてください。

業務マニュアル（ビル清掃業）

ビル清掃業の業務マニュアル導入事例です。

もともと使用していたマニュアルは、パワーポイントに画像を添付し説明書きを入れたものを印刷し、各清掃員に渡す形式です。しかし、作業内容を簡単にまとめただけで、見たい部分をすぐに参照できないという課題がありました。

課題解決に向けてマニュアル作成会社に依頼をしたところ、スマートフォンで確認できるマニュアルを導入する運びとなりました。目次機能や手順の具体化（写真の挿入など）をマニュアルに取り入れ、作業者の理解度を高めることに成功したのです。その結果、わかりやすさが格段に向上し、作業中に不明点があればすぐに参照できるようになり、当初の課題も解消されました。

教育マニュアル（介護施設）

介護施設の教育マニュアル導入事例です。

施設のスタッフの働き方や入居者の安全確保など、もともとは紙のマニュアルで管理していましたが、文章量が多く使いにくくなっていました。また、新人研修で使えるマニュアルがなかったこともあり、研修教材としての要素を取り入れました。具体的に実施したことはマニュアルのDVD化です。実際の施設を撮影し作業風景にナレーションを挿入し、映像マニュアルを導入しました。

それによって、従来は「作業しながら紙のマニュアルを確認する」形式だったのが、「初期教育段階で質の高い動画マニュアルを確認する」ことになり、業務効率向上につながったのです。また、統一された研修教材があることで、教える側の迷いがなくなり、研修の質が向上しました。

まとめ

マニュアル作成会社にはそれぞれ特徴があり、選定・比較ポイントが多岐に渡ります。したがって、いかに自社のニーズに合致する会社を見つけるかが重要です。

フランチャイザー（事業本部）で、マニュアル作成会社の導入を検討している場合は、本記事で解説したポイント・注意点などを参考に選定してください。そして、より質の高いマニュアルを活用し、「教育・研修の充実」や「業務効率化」などにお役立てください。

著者情報

DokTech編集部

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フランチャイズ経営者やフリーランス、法人役員など、多種多様なキャリアをもつメンバーでお届けしています。

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